PDJ - AUDITORIA APRESENTA

 

   

(AOF) AUDITORIA OPERACIONAL FLUXOGRAFADA - CURSO COMPLETO (18/11/2011)

 

TIPOS DE FLUXOGRAMAS

 

Dois são os tipos de fluxos que utilizo:

 

A) FLUXO SETORIAL (Subordinado a segmentação por setor)

 

Esse tipo de fluxo procura detalhar de forma analítica todas as principais operações, inter-relacionando-se por setor;

 

B) GRÁFICO DE CONTORNO

 

Esse tipo de fluxo procura sintetizar o traçado, dando ênfase a espinha dorsal do sistema. Originalmente, na auditoria analítica, para cada fluxo do primeito tipo, tinhamos um gráfico de contorno.

Todavia, na prática, esse segundo tipo quase foi abolido.

Eu, particularmente, com algumas adaptações, em sistemas mais complexos, ainda o mantenho.

 
 

COMO FLUXOGRAFAR BEM

 

Tenha sempre em mente que a lente objetiva é o seu cérebro. Quando estamos apenas desenhando, os nossos olhos captam a imagem, a nossa mente decodifica a mensagem, coordena e comanda nossos membros.

Ao contrário, quando fluxografamos, a nossa mente trabalha dobrado e muitos são os erros de interpretação.

Por isso, procure entender bem o sistema antes de começar a fluxografar.

 

RECOMENDAÇÕES ESPECIAIS

 

Faça os fluxogramas finais em formulários próprios, usando o gabarito padrão, com base nos rascunhos levantados no campo;

 

Procure dar ao fluxo legibilidade universal, ou seja, para terceiros entenderem. O fato de um fluxo ser exato, às vezes não é o suficiente. Ele deve ser inteligível não só ao auditor mas também a outros profissionais treinados em leituras gráficas;

 

Por mais experiência que tenha um auditor em fluxos, dificilmente, conseguirá na primeira tentativa uma demonstração eficiente;

 

Certifique-se de que os fluxogramas respondam as perguntas básicas de controle interno da folha mestra;

 

A avaliação do controle interno deverá ficar perfeitamente evidenciada nos fluxogramas, para suporte das conclusões;

 

Siga os padrões da "AOF" previamente estabelecida. O bom senso, naturalmente, deverá ser utilizado na aplicação dessa técnica.

Inovações pessoais, após uma eventual padronização anual, não deverão ser admitidas. Símbolos especiais ou gostos pessoais destruirão as vantagens de uma linguagem padrão;

 

Procure entender bem o sistema antes de começar fluxografá-lo;

 

Divida o sistema a ser fluxografado em partes lógicas, distribuindo-o, se possível, em mais de um fluxo. Não faça fluxogramas que usem mais do que as seis seções verticais que aparecem no papel de trabalho.

Uma operação que envolva nove setores, poderá ser dividida, por exemplo, em quatro setores em uma folha e cinco na outra (Ou vice-versa);

 

Procure utilizar o lápis ou lapiseira com grafite número 2, fácil de apagar. O uso do lápis colorido deve ser restrito aos testes, na parte inferior do formulário padronizado para fluxos;

 

Na entrevista com o auditado, procure rascunhar um esboço do fluxo;

 

Siga a orientação da "Folha Mestra" quanto aos pontos relevantes;

 

Quando achar difícil a representação gráfica de um procedimento importante do sistema, descreva-o sucintamente no próprio fluxo, ou, em folha separada.

Escolha cuidadosamente a maneira de representar as alternativas:

- por setas bifurcadas;

- por diferentes fluxogramas para cada alternativa;

- por notas de rodapé.

Evite as minúcias, mas assegure-se de cobrir todos os pontos importantes de controle.

 

Evite linhas longas ou sinuosas que levem o leitor a um emaranhado de traços e setas. Coloque os funcionários ou departamentos que tenham grande troca de documentos ou informações entre si, em colunas adjacentes;

 

Procure quanto possível não cruzar as linhas do fluxograma. Um semi-circulo indicando a independência das linhas ao se cruzarem é uma falta de recurso; evite tais traços. Isso normalmente pode ser obtido através de uma melhor disposição das informações;

 

Assegure-se de que o início e o término de um fluxo são claramente visíveis, de forma que o leitor saiba para onde ir antes de descer aos detalhes.

 

Todo documento, obrigatoriamente, deve:

 

Ao transitar por um arquivo temporário, fluir posteriormente para um arquivo permanente:

 

Ao ser destruído:

 

 

Ao ser reproduzido (Xerox):

 

 

Ao ir para outro fluxograma:

 

 

Quando o documento sair definitivamente do sistema:

 

 

NOTA IMPORTANTE: Nos fluxos, os arquivos não representam necessariamente um dispositivo físico, mas um terminal logístico do sistema.

 

Os arquivos temporários e permanentes, respectivamente, devem ser classificados por letras minúsculas do alfabeto e por números.

Esses registros, por convenção, deverão ser em tinta vermelha:

 
a b c . . .
 
1 2 3 . . .
 

Todas as outras palavras que aparecem nos fluxogramas deverão ser em letras de imprensa e grafita (preferível) número 2

 

Procure colocar siglas em todos os formulários, explicando-as em uma parte vazia do fluxo a qual rotularemos de "Legenda":

 

 

Eu optei pelo lado direito do fluxo (embaixo). Normalmente, pelas características do traçado, fica um espaço livre nesses cantos;

 

Também, por convenção, o fluxo deverá fluir:

 

A) Da parte superior esquerda para a direita (Procedimento principal):

 

 

B ) De cima para baixo (Procedimento secundário)

 

 

O auditor deverá saber delimitar a fronteira entre a minúcia (prejudicial) e o detalhe (favorável).

 

O QUE DEVE SER REGISTRADO NO FLUXOGRAMA

 

A direção física dos documentos;

 

A circulação das informações;

 

Documentos, formulários, livros, arquivos temporários e permanentes;

 

Delimitações de responsabilidade;

 

Legenda contendo nomes dos formulários com respectivas abreviações;

 

Demonstração codificada de todos os testes efetuados;

 

Visto de quem fez e revisou os fluxos;

 

Nas colunas, parte superior, ao lado do nome do setor, o do responsável do mesmo;

 

Na parte superior a direita, a numeração seqüencial do fluxograma;

 

Indicação se é a primeira edição ou a revisão, com as respectivas datas.

 

O QUE NÃO REGISTRAR NOS FLUXOS

Políticas;

 

Campos e utilização das informações dos formulários.

 

O GRÁFICO DE CONTORNO

 

Os fluxogramas são preparados detalhadamente, propiciando ao revisor análises profundas.

Entretanto, com o congestionamento das informações registradas nos fluxos, convém ter um guia da "espinha dorsal" do sistema, com os comentários referentes as fraquezas ou ineficiências do mesmo, dando suporte aos relatórios de auditoria.

Na realidade, o gráfico de contorno é um extrato da linha mestra do sistema, com observações valiosas sobre eventuais falhas de controle e eficiência.

Em síntese, o gráfico de contorno, preparado após o fluxograma, deverá conter:

 

A ) NA CONFIGURAÇÃO GRÁFICA

 

Exatamente os mesmos títulos das colunas dos fluxos (setores);

 

Manter o ponto inicial e final dos gráficos nas mesmas coordenadas dos fluxogramas;

 

Uma linha principal para entendimento da lógica do sistema;

 

Número limitado de letras, restritas aos eventos principais do sistema.

 

B ) AVALIAÇÃO SISTÊMICA

 

Provavelmente, a parte mais importante da "AOF", personificando toda a capacidade do profissional, deverá conter:

 

Fraquezas aparentes;

 

Ineficiências;

 

Modificações desde a auditoria anterior;

 

Recomendações.

 

 SEGMENTOS

 

Provavelmente, o maior mérito desta técnica de fazer auditoria, está na possibilidade de dissecarmos a empresa em módulos específicos para gradualmente ir registrando-os como fluxogramas, para posteriores avaliações.

 

A segmentação básica que acostumei aplicar é a seguinte:

 

1) INFORMAÇÕES ADMINISTRATIVAS E ORGANIZACIONAIS

 

Pasta "A"

 

No quesito Auditoria Interna que também estou desenvolvendo, falarei mais das pastas permanentes e temporárias (clicar na mão)

 

2) REGISTROS SISTÊMICOS - AVALIAÇÕES E RECOMENDAÇÕES

 

Pasta "B"

 
B - FLUXO DE CAIXA  
  B 1 -  CONTAS A RECEBER, RECEBIMENTOS (Continua - AOF 005)
  B 2 -  CONTAS A PAGAR, PAGAMENTOS (Continua - AOF 005)
  B 3 - VALORES MOBILIÁRIOS
  B 4 - ADIANTAMENTOS (FORNECEDORES, IMPORTAÇÕES EM ANDAMENTO, ETC..)
  B 5 - FINANÇAS (CONSOLIDA B1,B2,B3,B4)

Pasta "C"

 

C - ESTOQUES

 
  C 1 - PLANEJAMENTO
  C 2 - MATÉRIAS PRIMAS
  C 3 - MATERIAIS EM ELABORAÇÃO
  C 4 - PRODUTOS ACABADOS
 

Pasta "D"

 
   

D - ATIVO PERMANENTE

 
  D 1 - INVESTIMENTOS
  D 2 - IMOBILIZADO
  D 3 - DIFERIDO
  D 4 - SEGUROS
 

D 5 - MÉTODOS E PROCEDIMENTOS RETIFICADORES DO ATIVO PERMANENTE

 

Pasta "E"

 

E - RECURSOS HUMANOS

 
  E 1 - ADMISSÕES
  E 2 - DEMISSÕES
  E 3 - CONTROLE DE MÃO DE OBRA
  E 4 - FOLHA DE PAGAMENTO
   

Pasta "F"

 

F - LEGAIS, FISCO-TRIBUTÁRIO

 
  F 1 - PROCEDIMENTOS JURÍDICOS (CONTRATOS, PROCESSOS, ETC..)
  F 2 - IMPOSTOS A RECUPERAR
  F 3 - IMPOSTOS, TAXAS E CONTRIBUIÇÕES A PAGAR
   

Pasta "G"

G- PATRIMÔNIO LIQUIDO

 
 

G 1 - DEPARTAMENTO DE AÇÕES

   

Pasta "H"

H - COMERCIALIZAÇÃO

 
 

H 1 - COMPRAS

 

H2 - VENDAS

 

OBS.: A parte tipicamente operacional será arquivada na Pasta B; nesta pasta são tratados os assuntos tipicamente mercadologicos.

 

Pasta "I"

I - PUBLICIDADE

 
 

I 1- CONTRATOS E COMPROMISSOS

 

I 2 - MÍDIA EM GERAL

 

Pasta "J"

J - INDUSTRIALIZAÇÃO

 
 

J 1- INDUSTRIALIZAÇÃO - INTERNA

 

J 2 - INDUSTRIALIZAÇÃO - TERCEIROS

 

Pasta "L"

L - CONTABILIDADE

 
 

L 1 - CONTABILIDADE GERAL

  L 2 - CONTABILIDADE DE CUSTOS
  L 3 - CONTABILIDADE FISCAL
  L 4 - CONTABILIDADE ORÇAMENTÁRIA
  L 5 - CONTABILIDADE FINANCEIRA
  L 6 - CONTABILIDADE GERENCIAL
   

Pasta "M"

M - INFORMÁTICA

 
 

M 1 - EQUIPAMENTOS

  M 2 - SISTEMAS OPERACIONAIS
  M 3 - BANCO DE DADOS - SERVIDOR/CLIENTE
  M 4 - REDES
  M 5 - INTERNET
  M 6 - OUTROS
 

Pasta "X"

X - FORMULÁRIOS

 
   

Esta pasta bem organizada é de fundamental importância para avaliações sobre a eficiência dos formulários em seus respectivos sistemas. Lembrem-se que os fluxogramas não demonstram o conteúdo do formulário, o qual, poderá ser ineficiente para o sistema.

Na fase preliminar do levantamento, o auditor deverá solicitar um fac-símile dos formulários utilizados (aqueles numerados para controle interno ou externo, obter as devidas autorizações).

Cada segmento deverá ter a seqüência própria em sub-divisões na pasta. Exemplo:

B 1 - 1,2,3,4,5,6 ...

C 1 - 1,2,3,4,5,6 ...

Procure seguir a ordem lógica do fluxo para facilitar o acompanhamento.

 
Na seqüência padronizada, em 25/11/2011, Folhas Mestras dará continuidade ao curso..

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