PDJ - AUDITORIA APRESENTA

 

   

(AOF) AUDITORIA OPERACIONAL FLUXOGRAFADA - CURSO COMPLETO (25/11/2011)

 

FOLHAS MESTRAS

GUIAS DE PREPARAÇÃO, AVALIAÇÃO NA "AOF"

 

Como já disse anteriormente, o planejamento em qualquer campo é fundamental, na "AOF" é vital; principalmente na preparação das Folhas Mestras ou guias.

 

Mas! O que são as folhas mestras? E como são preparadas?

 

Simples roteiros! Nada de descoberta da pólvora.

 

Entretanto, para o seu preparo temos que conhecer as principais operações da empresa, bem como, estarmos sintonizado com os princípios da administração.

 

Fundamentalmente, dividimos as Folhas Mestras em quatro grupos a saber:

 

1 ) PREPARAÇÃO E AVALIAÇÃO

 

Guia para preparar o fluxograma;

 

Guia de avaliação do controle interno.

 

2 ) APOIO E COMPLEMENTARES

 

Sumário de Volumes;

 

Resumo e acompanhamento das fraquezas;

 

Programa suplementar.

 

3 ) AVALIAÇÃO DE CIFRAS

 

Planilhas mestras.

 

4 ) AVALIAÇÃO OPERACIONAL (DESEMPENHO)

 

Em AF_005 será ampliado o conceito de Folhas Mestras.

 

REGISTROS DOS TESTES NA "AOF"

 

Os testes efetuados na "AOF" são registrados na parte inferior dos fluxogramas.

São distribuídos números seqüenciais para fins de identificação, a cada livro, razão ou arquivos permanentes de documentos. Para os arquivos temporários são colocadas letras minúsculas do alfabeto, ex..:

Livros, arquivos permanentes         1, 2, 2, 4 ...

 

Arquivos temporários                     a, b, c, d ...

 

Esses números ou letras devem ser escritos a lápis vermelho (para facilitar o trabalho) e registrados no canto inferior direito do símbolo a que se refere.

Para facilitar rapidamente a localização dos arquivos no corpo principal do fluxo, as duas linhas acima da faixa de auditoria, na parte inferior do fluxo, dever ser um índice, mostrando na horizontal e, seqüencialmente, todos os números e letras dos registros.

 

LOCAL, NO PAPEL DE TRABALHO, PARA REGISTRO DOS TESTES

 

Provavelmente, a parte mais importante da "AOF", consiste em testarmos os diversos arquivos dos fluxogramas, obedecendo a sua trilha lógica. Esses testes deverão ser limitados ao máximo em quatro ou cinco transações.

No setor inferior do formulário, foram divididos em blocos, espaços especialmente reservados às demonstrações simbólicas dos testes a serem feitos.

 

DISTRIBUIÇÃO DOS TESTES

 

Os testes na "AOF" devem ser distribuídos logicamente, representando os passos operacionais dos sistemas.

Por exemplo:

Em uma auditoria de vendas, o fluxo é da origem-ao-fim, em contrapartida o de pagamento é, do fim-à-origem.

 

REGISTRO DOS TESTES NA "AOF" CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS

 

O QUE E COMO TESTAR

 

 

Significa que em uma seleção amostral limitada de 4 Notas Fiscais, confrontei os registros do arquivo 1 com o 2, 2 com o 3, 3 com o 4 e 4 com o 5.

 

NOTA MUITO IMPORTANTE

 

Como já afirmei, o método permite o teste limitado de no máximo 5 documentos. Entretanto, ao testarmos esses documentos, temos que prevavermo-nos de que todos os passos foram checados rigorosamente.

Dessa forma, a notação do primeiro teste acima

 

 

Índica os seguintes procedimentos:

 

1 ) Quatro documentos foram selecionados do arquivo 1 ;

 

2 ) Todos esses documentos selecionados foram exaustivamente examinados quanto:

 

Razão Social, endereço, código;

 

Inscrições, cadastros, etc.:

 

Alíquotas dos impostos, cálculos, somas, quantidades;

 

Mercadorias;

 

Razoabilidade da quantia, etc..

 

3 ) Na hipótese do arquivo 1 conter outros documentos relacionados entre si (exemplo: Nota de Crédito), todas as informações devem ser detalhadamente comparadas;

 

4 ) No escrutínio do arquivo 1, deve ser verificada a hipótese de informações sistêmicas não terem sido especificadas no fluxograma;

 

5 ) As informações dos documentos selecionados relativos ao arquivo 1, devem ser comparadas às do arquivo 2;

 

6 ) Deve ser adotado para o arquivo 2 todos os procedimentos acima.

 

SEQÜÊNCIA LÓGICA DOS TESTES

 

A notação dos testes não será sempre em linha reta, pois deverá refletir a trilha lógica do fluxo. Exemplo:

 

O registro 3 é examinado com os registros 4 e 5.

 

Todavia, o registro 4 não será comparado, no exemplo acima, com os 5 e 6.

 

CONTINUIDADE DOS TESTES

 

Rejeitar a hipótese de testes segmentados:

 

Procure seguir a continuidade lógica do fluxo e, conseqüentemente, do sistema, pois além de ágil é mais eficiente.

 

EXTENSÃO DOS TESTES

 

Quando os testes resumem-se, por exemplo, em quatro itens, indicam que os mesmos foram verificados ao longo de cada setor do sistema.

 

Em um sistema de Vendas, teríamos:

 

4 Notas de Despacho foram confrontadas com 4 Notas Fiscais e com os respectivos resumos de vendas, etc..

 

Por outro lado, na auditoria de Pagamentos, poderemos:

 

Selecionar 4 cópias de cheques, onde cada "Voucher" de suporte contém 40 notas fiscais do fornecedor e cada nota fiscal respalda 10 Ordens de Compra.

 

Evidentemente, não devemos examinar 4 "Vouchers", 160 notas fiscais e 1.600 ordens de compras, mas sim, verificar 4 cópias de cheques, 4 notas fiscais e 4 ordens de compras correspondentes.

 

ALTERNATIVAS SISTÊMICAS

 

Fique bem evidenciado que todas as alternativas relevantes nos sistemas deverão ser fluxografadas e, conseqüentemente, revisadas. Por exemplo:

 

A ) Compras Locais

 

 

B) Importações

 

 

Onde as compras no pais afetam o registro 3 e as importações o 4.

 

Na hipótese acima, 4 transações adicionais deverão ser seguidas pelas alternativas 2 e 5.

 

Não importa o fato dos pedidos locais ou de importações seguirem através do fluxo restante, desde  que as 4 transações sejam revisadas no total.

 

RUBRICAS NOS TESTES

 

É boa prática, o auditor ao terminar as revisões, rubricar ao lado dos testes, como indicação de que efetuou todos os passos de forma idêntica a registrada.

 

TESTES DOS ARQUIVOS TEMPORÁRIOS

 

Raras vezes, mas não impossível, conseguiremos testar um fluxo somente relacionando os arquivos temporários.

 

 

Na maioria das vezes, entretanto, a revisão é fragmentada:

 

 

Todavia, em ambas hipóteses, todos os arquivos temporários devem ser examinados com a finalidade de:

 

1) Verificar a sua legitimidade com o que esta fluxografado;

 

2) Verificar a época de permanência no arquivo;

 

3) Verificar a existência de itens irregulares que permanecem em tais arquivos.

 

TESTES DE SEQÜÊNCIAS

 

Aparentemente despretensioso, esse teste quando bem aplicado, reflete a adequacidade ou não dos controles no sistema.

 

Todavia, esse teste deverá estar limitado em aproximadamente 50 itens.

 

A finalidade é verificar se os setores envolvidos cumprem satisfatoriamente as seqüências que o sistema operacional exige; caso contrário, estender os testes para detectar eventuais números omitidos.

 

TESTES DE SOMAS (ALGÉBRICO)

 

Os testes de somas ou algébricos devem ser aplicados onde necessários, porém, de forma bem limitada.

 

A finalidade precípua é avaliar o sistema e não detectar uma fraude ou manipulações indevidas.

 

Algumas vezes, aplicando-se comparações alternativas, atingimos a objetividade esperada para essa etapa de testes.

 

Exemplo: Conciliar duas informações idênticas, feitas em lugares diferentes, chegando-se ao que seria lógico, ou seja, ao mesmo resultado.

 

OUTROS TESTES

 

Quando por circunstancias diversas, temos que flexionar algum procedimento não descrito nas paginas anteriores, convém registrá-los no próprio local dos testes, explicando sucintamente.

 

Essa hipótese ocorre quando, por exemplo, foi descrito um procedimento opcional através de uma nota e não pela utilização dos símbolos da "AOF".

 
Na seqüência padronizada, em 02/12/2011, Transações e Registros dará continuidade ao curso..

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