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(AOF) AUDITORIA OPERACIONAL FLUXOGRAFADA - CURSO COMPLETO (02/12/2011)


TRANSAÇÕES E REGISTROS

 
Testes complementares, auditoria de acompanhamento, ou auditoria das transações e registros, são praticamente a mesma coisa.

Essa etapa de trabalho deverá vir após os testes de sistemas retro-comentados. Praticamente, fecha o circuito das revisões necessárias na "AOF".

O perfeito equilibrio entre as etapas propiciara resultados excelentes, dando ao auditor operacional, uma segurança bem maior do que aquela obtida na chamada Auditoria Convencional.

Para obtenção desses resultados, devemos proceder como segue:

 
APRECIAÇÃO DE CIFRAS
 
É muito importante para o auditor, mesmo operacional, verificar a coerência dos dados financeiros, das tendências, índices e outras estatísticas vinculadas às operações da empresa. As planilhas devem ser preparadas no sentido de ori8entarem a tabulação de cifras chaves, objetivando captar certas tendências, exceções e ou inconsistências.
 
INVESTIGAÇÃO DAS DEFICIÊNCIAS
 
Essa etapa conclui as investigações propostas no plano elaborado por ocasião da Auditoria de Sistemas.

Os resultados devem ser registrados na folha de acompanhamento previamente elaborada (Auditoria de Sistemas).

Pode ser necessário estender a amplitude do trabalho, para resolver o problema de uma maneira ou outra, quando forem encontrados erros ao realizar a investigação das deficiências.

O Auditor Interno deve procurar as causas e recomendar eventuais melhorias no sistema.

 
TESTES SUPLEMENTARES
 
Da mesma forma, efetuaremos os testes suplementares com base no plano elaborado e revisado durante a "AOF". Os erros encontrados devem ser registrados nas folhas de trabalho e reconsiderada a avaliação do controle interno.

Por serem seus exames realizados em áreas onde previamente se considerou que o controle interno era satisfatório, a constatação de erros significa que se chegou a conclusões equivocadas e de que alguma coisa no sistema não funciona do modo que se supunha.

Todavia, o auditor não deve estender o exame, mas reconsiderar suas avaliações anteriores do controle interno.

 
A seguir, um gráfico que tem a finalidade de dar uma visão panorâmica dos principais procedimentos aplicados na AOF
 
 
NUNCA HESITE:
 
Na dúvida, se achar necessário, volte atrás nas páginas do curso e recapitule qualquer item que não ficou bem retido na sua mente.
 
COMPOSIÇÃO DAS PASTAS DE TRABALHO NA "AOF"
 
Ressalva: As composições das pastas de trabalho são absolutamente personalisticas; dependem das circunstancias, da empresa envolvida, do responsáveis pela Auditoria Interna, enfim, é extremamente importante que o amigo leitor, desde já, tenha em mente essas prerrogativas na implantação da "AOF". A disposição.. que a partir de agora teremos das pastas de trabalho, constituem o que eu chamo de "Preciso Ideal" e representa o paradigma dos principais departamentos de Auditoria Interna que tive a oportunidade de implantar, alguns dirigindo, outros deixando pessoal qualificado para o fazer.

No conteúdo geral das paginas deste site, com alguma probabilidade, fiz menção dos componentes das pastas de trabalho com algumas derivadas do que veremos a seguir; o amigo leitor, perspicaz e inteligente que é, saberá conduzir o entendimento para o que julgar mais conveniente em eventuais aplicações do método.

Dados esses esclarecimentos, vamos em frente!

 
 A ) PASTAS PERMANENTES
 
A 1) Manual de Procedimentos de Auditoria Interna.
 
A 2) Organogramas da Empresa
 
A 3)  Normas Administrativas
 
A 4) Assinaturas Autorizadas
 
A 5) Relatórios de Auditoria
 
A 6) Plano de Contas
 
A 7) Atas, Balanços, etc..
 
...
 
A N) Correspondências Importantes (Atualmente e-mails)
 
PASTAS PERMANENTES - B, C, D, E, F, G, H, I, J, L, M, N, ...
 
Folha Guia ou Mestra, para a Auditoria Operacional Fluxografada (AOF);
 
Gráficos de Contorno;
 
Fluxogramas;
 
Sumário de Volume das Transações;
 
Resumo e Acompanhamento das Fraquezas;
 
Sugestões para Eliminar Ineficiências.
 
PASTA PERMANENTE - X FORMULÁRIOS
 
Em empresas de porte, principalmente multinacionais, que mantém um Departamento de Organização e Métodos, a aprovação de formulários, a implantação e o acompanhamento dos mesmos é feita de forma essencialmente técnica; geralmente os formulários mais importantes, os chamados "valorizáveis" que liberam dinheiro (cheques, ordens de compra, ordens de pagamento, etc..) são muito bem projetados, com numeração seqüencial controlada.

Em tais circunstancias, a Pasta Permanente X na AOF ajuda muito o auditor na avaliações sistêmicas e, é extremamente importante que haja um bom entendimento entre o Analista de Sistemas e o Auditor Interno.

Para facilitar, nos exemplos seguintes, utilizei uma numeração seqüencial ordinária para os formulários que eventualmente serão armazenados nas pastas.

 
B 1 - Arquivos Permanentes
 
Formulários 1, 2, 3, 4, 5 ...
 
B 2 - Arquivos Permanentes
 
Formulários 1, 2, 3, 4, 5 ...
 
N 1 - Arquivos Permanentes
 
Formulários 1, 2, 3, 4, 5 ...
 
N 2 - Arquivos Permanentes
 
Formulários 1, 2, 3, 4, 5 ...
 
 B ) PASTAS TEMPORÁRIAS
 
PASTA TEMPORÁRIA - Y
 
Y 1 - Resumo e Acompanhamento das Fraquezas
 
Y 2 - Programa de Testes das Transações e Registros (Exame Complementar)
 
Y 3 - Testes Complementares
 
Nota Importante: A Pasta (Y) deverá conter os trabalhos relacionados as outras divisões. Exemplo:
 
Y 1 - (B 1,2,3... c  1,2,3,... m  1,2,3 ... etc..)
 
Y 2 - idem.
 
Y 3 - idem.
 
FOLHAS MESTRAS
 
Como já disse em AOF_004, as Folhas Mestras dividem-se em quatro grupos:
 
1 ) GUIAS DE PREPARAÇÃO E AVALIAÇÃO
 
Guia para preparar o fluxo;
 
Guia de Avaliação do Controle Interno;
 
Gráfico de Contorno;
 
Fluxograma.
 
2 ) GUIAS DE APOIO E COMPLEMENTARES
 
Sumário de Volumes;
 
Plano Amostral;
 
Resumo e Acompanhamento das Fraquezas;
 
Programa Suplementar (Transações e Registros).
 

3 ) AVALIAÇÃO DE CIFRAS

 
Planilhas Mestras;
 
Análises Diversas.
 
4 ) AVALIAÇÃO OPERACIONAL (DESEMPENHO)
 
Fundamentalmente, esses quatro grupos, com os respectivos fluxogramas e gráficos de contorno, constituem cada segmento das pastas permanentes.

O primeiro e o quarto grupo, são estruturais e dependentes de um bom planejamento do auditor. O segundo e o terceiro grupo são conseqüências naturais do primeiro grupo, aplicando-se todos os procedimentos da "AOF".

Para uma perfeita captação dos principios elementares que cada segmento operacional deve refletir, escolhi o B- FLUXO DE CAIXA, cuja predominante universalidade, ajudará ao leitor compreender o que julgo primordial.

Resumindo, exemplificarei para esse segmento, as etapas cujo planejamento "A priori" é exeqüível, ou seja:

Guia para preparar o fluxo;

 
Guia da avaliação do controle interno;
 
Programa Suplementar (transações e registros);
 
Avaliação Operacional (desempenho)
 
As demais etapas (sumário de volumes e resumo e acompanhamento das fraquezas), cujas projeções dependem de um controle interno fraco, ficarão a critério do auditor.

No final do curso, exemplos práticos em outros segmentos, consolidarão os ensinamentos em epígrafe.

 
Vamos aos exemplos
 
Na seqüência padronizada, em 09/12/2011, darei continuidade ao curso..
 
 

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