PDJ - AUDITORIA APRESENTA

 

   

(AOF) AUDITORIA OPERACIONAL FLUXOGRAFADA - CURSO COMPLETO (09/12/2011)


CONTEÚDO DAS PASTAS PERMANENTES (EXEMPLOS)

 
B - FLUXO DE CAIXA
 
B 1 - CONTAS A RECEBER, RECEBIMENTOS (SEQÜÊNCIA LÓGICA DE E 2)
 
I- GUIA PARA PREPARAR O FLUXO (VERIFIQUE A EXISTÊNCIA DE NORMAS)
 
1. PROCURE REGISTRAR AS PRINCIPAIS FONTES DE RECURSOS
 
1.1. RECURSOS PRÓPRIOS
 
Vendas de produtos, mercadorias ou serviços (Á vista ou à prazo);
 
Reforço de Capital;
 
Reservas ou Lucros Retidos;
 
Receitas não Operacionais.
 
1.2. RECURSOS DE TERCEIROS
 
Créditos de Fornecedores;
 
Empréstimos e Financiamentos Bancários;
 
Créditos Fiscais e Previdenciários;
 
Outros créditos.
 
2. PROCURE REGISTRAR TODOS OS PROCEDIMENTOS DERIVADOS DAS COBRANÇAS DOS RECURSOS
 
2.1. CARTEIRAS
 
Critério de escolha dos títulos em carteiras;
 
Como são guardadas as duplicatas em carteiras;
 
Controle dos Recebimentos;
 
Critérios nas cobranças de juros de mora;
 
Cobrança dos atrasos e conseqüências inerentes;
 
Como são operacionadas as baixas, devoluções, abatimentos, etc..
 
2.2. COBRANÇA BANCÁRIA
 
Cobrança simples;
 
Cauções;
 
Descontos;
 
Contas Garantidas ou Vinculadas.
 
3. PROCURE REGISTRAR NOS FLUXOGRAMAS, OS RELATÓRIOS, MAPAS OU OUTRAS INFORMAÇÕES E COMO INTERAGEM NO SISTEMA
 
Planilhas dos contratos com as instituições financeiras (data de emissão, vencimento, tipo de contrato, % de cobertura, valor, correções, etc..);
 
Lista de vencidos e a vencer (posição de toda a cobrança).
 
II- GUIA DE AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS
 
CONTAS A RECEBER
 
As fontes de lançamentos dos controles analíticos de clientes são devidamente "amarradas"?
 
Os funcionários que manipulam as contas a receber, desempenham algumas das seguintes funções?
 
a) autorizam aumentos de créditos, aprovam descontos, devoluções, etc..
 
b) acompanham o recebimento ou cancelamento de contas consideradas incobráveis;
 
c) manejam dinheiro ou controlam recebimentos de caixa.
 
São mantidos controles paralelos fora da seção de Contas a Receber?
 
As fontes de lançamentos dos controles paralelos são as mesmas dos controles analíticos da seção de "Contas a Receber"?
 
Os saldos dos controles paralelos são periodicamente balanceados?
 
As Contas a Receber podem ser indevidamente creditadas?
 
Considere:
 
a) aprovação de notas de crédito pré-numeradas por setores independentes da seção de Contas a Receber;
 
b) idem para contas duvidosas;
 
c) notas de crédito devidamente comprovadas;
 
d) devoluções de mercadorias ou produtos estragados.
 
É possível a ocorrência de "lapping"?
 
Quem cuida da separação das duplicatas, respectivas cópias e do envio para cobrança?
 
Quem guarda as duplicatas em carteiras?
 
O controle do recebimento das duplicatas em carteiras é satisfatório?
 
Há autorizações por escrito sobre quem pode quitar duplicatas?
 
As duplicatas em carteiras são carimbadas com "Pago", "Recebido", "Caixa", por ocasião das liquidações?
 
A empresa adota a política de Vendas à Vista?
 
De que forma são quitados e registrados os documentos de:
 
a) vendas á vista;
 
b) recebimentos antecipados.
 
A empresa adota cobradores externos?
 
Em caso afirmativo do item acima, é feito o controle dessas duplicatas em poder daqueles?
 
A devolução é feita diariamente, ou, no final de cada visita?
 
III- PROGRAMA SUPLEMENTAR (TRANSAÇÕES E REGISTROS)
 
Efetuar um levantamento por ordem de vencimento (30. 60, 90 dias ...), das duplicatas em carteiras e em bancos, anotando as providencias tomadas ou a tomar para as suas liquidações;
 
Obter uma relação das duplicatas em cobrança judicial;
 
Confrontar os saldos dos controles com a contabilidade;
 
De forma amostral, efetuar a "Circularização de Clientes".
 
IV- AVALIAÇÃO OPERACIONAL (DESEMPENHO)
 
Para cada segmento, essa é a fase mais importante da "AOF".
 
Todas as análises efetuadas estariam incompletas, se, não opinássemos sobre o Desempenho Global do Setor. Especificamente, para B 1- Contas a Receber, Recebimentos, temos, no mínimo, que evidenciar na pasta, os seguintes parâmetros:
 
O segmento está estruturado por um flexível e dinâmico sistema cadastral?
 
Os controles existentes possibilitam a chamada contabilidade financeira, refletir, perfeitamente, os atos e fatos entre as instituições de crédito e a empresa?
 
O índice de vencidos é mantido constantemente sob observação?
 
Nota: - O que distingue um item da avaliação operacional do item de avaliação do controle interno é a sua abrangência. Uma falha ou inobservância de um controle interno não deverá, teoricamente, minar o segmento; por outro lado, um deslize na atuação operacional, poderá comprometer todo o sistema.
 
B 2 - CONTAS A PAGAR, PAGAMENTOS (SEQÜÊNCIA LÓGICA DE H 2)
 
I- GUIA PARA PREPARAR O FLUXO (VERIFIQUE A EXISTÊNCIA DE NORMAS)
 
1. PROCURE REGISTRAR OS PRINCIPAIS DESENCAIXES ATÉ O ENVIO DO PROCESSO DE PAGAMENTO À TESOURARIA (VIDE B 5)
 

1.1. CONTAS A PAGAR

 
Fornecedores
 
Outras Contas.
 
1.2. ORDENS DE PAGAMENTOS/ TRANSFERÊNCIAS
 
1.3. OUTROS
 
II- GUIA DE AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS
 
1 - CONTAS A PAGAR
 
O setor de contabilidade comprova a numeração das Ordens de Compras? (Relacionar com L);
 
O setor de contabilidade recebe diretamente os seguintes documentos?:
 
a) Uma cópia da Ordem de Compra;
 
b) uma cópia da guia de recepção (relacionar com L).
 
O setor de contabilidade é notificado, imediatamente, das devoluções de compras? (relacionar com L)
 
São as faturas e duplicatas recebidas pela contabilidade, diretamente do setor de correspondência? (relacionar com L)
 
A contabilidade confere as faturas com:
 
a ) ordens de compras?
 
b) guias de recepção?
 
(relacionar com L)
 
As faturas para pagamentos são aprovadas devidamente, por uma pessoa responsável?
 
Verifica-se nas faturas:
 
a ) preços;
 
b) multiplicações e somas;
 
c ) gastos de transportes;
 
d ) outros itens.
 
Para prevenir pagamentos em dobro, são inutilizadas as faturas ou as cópias das mesmas, carimbando-as com a palavra "Cópia", ou, identificadas de qualquer outra maneira?
 
Os saldos devedores existentes nas contas a pagar, são revisados permanentemente e com adequacidade?
 
2 - PAGAMENTOS
 
Os pagamentos podem ser efetuados sem os devidos comprovantes?
 
Os cheques são assinados por dois responsáveis, cujas funções são independentes de compras, recepção, contas a pagar e preparação de cheques?
 
O primeiro signatário unifica os comprovantes para pagamentos, aprovando-os quanto a suficiência e, o segundo, examina os mesmos? Os cheques são expedidos diretamente?
 
Todos os pagamentos são em cheques?
 
São os cheques em branco:
 
a ) guardados em lugar seguro?
 
b) acessíveis somente às pessoas autorizadas a prepará-los?
 
Há limites sobre o montante dos cheques que levam uma só assinatura?
 
São assinados cheques em branco por um ou pelas duas pessoas autorizadas a assiná-los?
 
É preparada uma cópia de cheque simultaneamente com a emissão de cheques? (repete-se o número do cheque por decalque, através do carbono, para sair na respectiva cópia?)
 
Os cheques são enviados aos procuradores para assinaturas, com todo o jogo e documentação?
 
Quando há o cancelamento de um cheque, procede-se da seguinte forma?
 
a) corta-se o campo que contém a (s) assinatura (s);
 
b) corta-se o número do cheque, colando-o na respectiva cópia, apondo os dizeres "Cancelado";
 
c) anexa-se junto no canhoto o cheque cancelado;
 
d ) não se joga o carbono do cheque cancelado, mas, grampea-se junto ao processo de cancelamento
 
No término de um bloco, os canhotos dos cheques utilizados, são prontamente remetidos ao setor de controle bancário?
 
Algumas das pessoas autorizadas a assinar cheques tem qualquer das seguintes funções?
 
a ) abrir a correspondência ou relacionar cobranças recebidas pelo correiro?
 
b) atuar como caixa ou ter acesso aos recebimentos de caixa?
 
c) preparar as conciliações bancárias?
 
d ) preparar ou aprovar os comprovantes?
 
3. ORDENS DE PAGAMENTOS/ TRANSFERÊNCIAS
 
Toda a ordem de pagamento é feita por escrito?
 
Nota: - para as instruções verbais ou telefônicas deverá haver confirmação por escrito.
 
As ordens são assinadas por quem?
 
Toda ordem é numerada?
 
Observar se é mantido registro com os seguintes elementos:
 
a ) numeração seqüencial;
 
b) data;
 
c) nome do banco;
 
d ) número da conta bancária que recebe a transferência;
 
e ) importância;
 
f ) setor requerente;
 
g ) data de entrada do aviso bancário;
 
h ) outros.
 
III- PROGRAMA SUPLEMENTAR (TRANSAÇÕES E REGISTROS
 
Obter do departamento contábil, relação dos saldos das contas individuais de fornecedores, conciliando-as com os controles analíticos;
 
Amostralmente, efetuar a circularização de fornecedores;
 
Obter do departamento contábil, relações de todas as contas classificadas genericamente como contas a pagar, conciliando-as com os controles analíticos;
 
Na hipótese de aquisição de bens para o ativo, comparar uma quantidade de notas fiscais com os respectivos pedidos de compras;
 
Na hipótese de serviços, verificar uma quantidade razoável de notas de despesas ou de serviços quanto a:
 
fretes e carretos, estadias, taxas e emolumentos, comparando-as com as respectivas notas fiscais para certificar-se de que tais serviços foram efetuados para as necessidades da empresa.
 
IV- AVALIAÇÃO OPERACIONAL
 
O segmento esta estruturado por um flexível e dinâmico sistema cadastral? (principalmente fornecedores);
 
Os controles existentes, possibilitam a chamada contabilidade financeira, refletir perfeitamente, os atos e fatos entre as instituições bancárias e a empresa?
 
Qual o dispositivo global de controle interno que garanta ao setor, segurança máxima contra pagamentos indevideos?
 

Na seqüência padronizada, em 16/12/2011, darei continuidade ao curso. B 3 - VALORES MOBILIÁRIOS.

 

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