PDJ - AUDITORIA APRESENTA

 

   

(AOF) AUDITORIA OPERACIONAL FLUXOGRAFADA - CURSO COMPLETO (16/12/2011)


CONTEÚDO DAS PASTAS PERMANENTES (EXEMPLOS) (Continuação)

 

B 3 - VALORES MOBILIÁRIOS

 
I- GUIA PARA PREPARAR O FLUXO (VERIFIQUE A EXISTÊNCIA DE NORMAS)
 
1. PROCURE REGISTRAR OS PROCEDIMENTOS DAS OPERAÇÕES FINANCEIRAS
 
Considere:
 
Letra Financeira do Tesouro Nacional (LFT);
 
Certificado de Deposito Bancário (CDB´S);
 
Recibo de Depósitos BAncários (RDB);
 
Outros.
 
II- GUIA DE AVALIAÇÃO DO CONTROLE INTERNO
 
É guardado, em uma caixa forte e segura, todos os documentos que amparam os investimentos?
 
Inspecionam-se, periodicamente, os documentos que se referem aos investimentos e são conciliados com a contabilidade?
 
Estão os documentos registrados em nome da empresa e, em caso contrário, endossados à ela?
 
São mantidos registros apropriados que assegurem, adequada e prontamente, o recebimento das rendas de todos os títulos possuídos?

 

Todas as negociações de vulto são de conhecimento da Diretoria? Quais são os limites?
 
III- PROGRAMA SUPLEMENTAR (TRANSAÇÕES E REGISTROS)
 
Recomendo um levantamento total, um inventário e, posteriormente, um acompanhamento periódico. Normalmente, pelas cifras altas e pouco volume de papel envolvido, esse trabalho é relativamente pouco oneroso ao auditor e é de extrema importância.
 
IV- AVALIAÇÃO OPERACIONAL
 
Em economias inflacionárias, a vida da empresa depende muito, de uma boa administração financeira.
 
Sendo esse segmento, constituído na maioria das empresas, por excedentes de caixa, resultantes do equacionamento, não raras vezes sacrificado, convém ao auditor, aliar a análise desse segmento com B 5- Finanças.
 

B 4 - ADIANTAMENTOS

 
I- GUIA PARA PREPARAR O FLUXO (VERIFIQUE A EXISTÊNCIA DE NORMAS)
 
1. PROCURE REGISTRAR AS OPERAÇÕES RELEVANTES COMO:
 
Adiantamentos a Fornecedores;
 
Importações em Andamento;
 
Adiantamentos a Empregados;
 
Outros.
 
II- GUIA DE AVALIAÇÃO DO CONTROLE INTERNO
 
A caracterização dos adiantamentos ajustam-se aos respectivos fatos geradores?
 
São estipulados limites para os adiantamentos?
 
A Contabilidade tem o registro de todos os adiantamentos?
 
Um adiantamento pode perpetuar-se, sem que a controladoria tome conhecimento?
 
Adiantamentos lastreados por eventos subseqüentes, são devidamente aprazados e, eventualmente reavaliados?
 
Qual a segurança de que não haja créditos indevidos nas contas de adiantamentos?
 
III- PROGRAMA SUPLEMENTAR (TRANSAÇÕES E REGISTROS)
 
Obter relações atualizadas na contabilidade e compará-las com os controles analíticos;
 
Amostralmente, circularizar os adiantamentos.
 
IV- AVALIAÇÃO OPERACIONAL
 
Normalmente, a avaliação desse segmento restringe-se ao cumprimento de cláusulas contratuais previamente estipuladas, as quais monitoram a atuação dos executivos.

Cumpri-las perfeitamente, atingem plenamente os objetivos operacionais do setor e, conseqüentemente, do profissional responsável.

 

B 5 - FINANÇAS (CONSOLIDAÇÃO DE B 1, B2, B3 E B4)

 
I- GUIA PARA PREPARAR O FLUXO (VERIFIQUE A EXISTÊNCIA DE NORMAS)
 
1. PROCURE REGISTRAR OS SEGUINTES PROCEDIMENTOS
 
Caixa Entrada;
 
Caixa Saída;
 
Fundo Fixo;
 
Bancos;
 
Manutenção, controle e maximização dos meios líquidos.
 
II- GUIA DE AVALIAÇÃO DO CONTROLE INTERNO
 
1 - CAIXA ENTRADA
 
Ocorrem recebimentos em dinheiro e cheques através das correspondências recebidas?
 
Quem abre a correspondência esta totalmente desvinculado de:
 
- Caixa;
 
- Crédito e Cobrança.
 
Existe rotina interna orientando como registrar os valores recebidos e a posterior remessa ao setor responsável?
 
Todos os valores entrados são registrados em um livro caixa ? (Inclusive transferências, ordens de pagamento, etc..)
 
Sistematicamente, todos os cheques recebidos (no ato do recebimento) são cruzados?
 
Todos os recebimentos efetuados estão lastreados por documentação?
 
Na utilização de talões de recibos, estes são numerados tipograficamente?
 
Como são guardados esses talões?
 
As instalações dos caixas estão isoladas e, há limitação para ingressos nas mesmas?
 
Existe um caixa forte?
 
O segredo do caixa forte é do conhecimento geral ou restrito?
 
É proibido guardar valores ou objetos que não pertençam exclusivamente a empresa?
 
O (s) caoxa (s) são devidamente orientados em casos de assaltos?

(Essas orientações são verbais ou por escrito?)

 
Há cobertura de seguros? (Relacionar o trabalho com D 4)
 
É proibido ao caixa descontar cheques para dirigentes, empregados ou clientes?
 
São executadas contagens sistemáticas do numerário, executadas por funcionários independentes do setor?
 
2 - CAIXA SAÍDA
 
Os recebimentos são depositados integralmente e, em espaços de tempo não superiores a 24 horas?
 
Os depósitos bancários são feitos por outra pessoa que não o caixa?
 
Quem efetua os depósitos bancários tem acesso a cobrança?
 
Observação: O modelo do exemplo, na realidade é, um caixa apenas recebimento. As saídas são apenas transferências para os bancos.
 
Teoricamente, o saldo do caixa deverá, ao fim do expediente, ser zero, ou, um saldo representando os valores que não puderem ser depositados. Todos os outros pagamentos, serão efetuados em cheques, com exceção, das chamadas pequenas despesas de expediente que serão efetuadas pelo método de Fundo Fixo.
 
3 - FUNDO FIXO
 
A reposição do Fundo Fixo é feita por cheque nominal a favor do Caixa?
 
O valor do Fundo Fixo é compatível com as necessidades da empresa?
 
Todos os documentos pagos pelo fundo são devidamente vistados, ou, assinados por funcionários autorizados?
 
Os valores para condução, ou, pequenas compras externas, são invariavelmente substituídos por comprovantes de caixa?
 
O reembolso do Fundo Fixo é autorizado por setor independente, mediante vistoria e cancelamento (carimbo pago) de toda a documentação?
 
São feitas verificações do fundo periodicamente?
 
(Não esqueça que embora de pequeno valor, o fundo é uma torneira pingando diariamente; todo o cuidado é pouco)
 
4 - BANCOS
 
Junto as instituições bancárias, obter uma relação contendo discriminação de poderes, tais como:
 
a) Nome do procurador, assinatura, vistos, CPF, etc;
 
b) Poderes outorgados; assina só, ou, necessita de uma segunda assinatura?
 
c) Prazos de outorga e da eventual revogação.
 
Todos os depositos passam sistematicamente pelo caixa saída?

(Cruzar referencia com B- 5              2 - Caixa Saída)

 
Quem recebe, classifica e distribui os avisos bancários?
 
Os avisos bancários circulam pelos setores, de forma avulsa, até chegar ao setor contábil?
 
As cópias de cheques são enviadas ao setor de controle bancário? (Cruzar com B 2 II 2)
 
Os cheques devolvidos são estornados? (Vide também Caixa Recebimentos)
 
Os talões de cheques não utilizados são mantidos em lugar independente do setor de pagamentos? Os talões requisitados são enviados através de protocolo?
 
Conforme já observado no Contas a Pagar, os canhotos dos talões, após o uso, são remetidos ao setor de controle bancário?
 
As conciliações bancárias são preparadas periodicamente, por pessoal independente da execução operacional?
 
Os controles financeiros paralelos são confrontados com o razão?
 
5 - MANUTENÇÃO, CONTROLE E MAXIMIZAÇÃO DOS MEIOS LÍQÜIDOS
 
Temos na empresa uma Instrução Operacional que oriente o pessoal financeiro a maximizar os recursos disponíveis?

Caso exista, está atualizada com a política governamental?

 
Caso contrário, quem define a política financeira e de que forma?
 
A empresa cuida-se quanto a obtenção de uma perfeita "reciprocidade" junto às instituições financeiras?
 
Como e onde, são recolhidos os tributos e as contribuições sociais? Existe um planejamento de rotatividade? Caso contrário, detalhe os motivos, justificando-os;
 
O executivo financeiro serve-se de um sistema de Fluxo de Caixa, para determinar a alocação dos recursos, ou, usa métodos empíricos?
 
São preparados relatórios financeiros para a direção e; ou "Controladoria" ?
 
III- TRANSAÇÕES E REGISTROS
 
Efetuar uma análise comparativa do período (procure cobrir o exercício todo);
 
Acompanhe as aplicações, principalmente no "Over", comparando taxas, prazos, etc.;
 
Acompanhe as conciliações, concentrando-se nas oscilações permanentes.
 
IV- AVALIAÇÃO OPERACIONAL
 
 
Provavelmente, uma das etapas mais melindrosa e estimulantes para o auditor interno.
 
O êxito das organizações depende, na quase totalidade, da presteza com que seus executivos financeiros manipulam o fluxo de caixa.
 
Na atual conjuntura, torna-se indispensável a administração eficiente dos recursos de caixa, pois a má gestão dos mesmos, provocaria problemas de solvabilidade, em decorrência da dificuldade de obtenção de recursos, ou, da letargia na manutenção dos excedentes de caixa.
 
E síntese, o auditor interno deverá dirigir a sua avaliação para certificar-se de que os objetivos fundamentais estão sendo alcançados, tais como:
 
Manutenção constante dos controle e sistemas financeiros da empresa, para uma inequívoca situação de liquidez;
 
Resguardo do Capital de Giro;
 
Rentabilidade sobre os investimentos;
 
Mensuração dos investimentos no ativo permanente;.
 
Adequacidade das aplicações no mercado financeiro à política monetária do pais e aos interesses da empresa;
 
Avaliar como as demonstrações financeiras, peças geralmente estáticas, são redimensionadas e divulgadas para a alta administração.
 

Na seqüência padronizada, em 23/12/2011, darei continuidade ao curso. Relatórios de Auditoria na AOF

 

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