PDJ - AUDITORIA APRESENTA

 

   

(AOF) AUDITORIA OPERACIONAL FLUXOGRAFADA - CURSO COMPLETO (23/12/2011)


RELATÓRIO DE AUDITORIA NA (AOF)

Em qualquer enfoque da auditoria, contábil, ou operacional, o relatório é a peça fundamental do trabalho. Uma péssima estrutura (embalagem) pode minar de forma irremediável os achados e recomendações do auditor (produto).
Por essa razão, em virtude da importância da matéria, achei conveniente aprofundar um pouco mais na parte estrutural do relatório.

Embora estribado nas recomendações clássicas de como relatar, a a experiência de longos anos como auditor interno, especialmente na "AOF", propiciou-me projetar uma maneira própria de relatar, atingindo plenamente os objetivos retro-apontados.

Convém, salientar que essa maneira própria não representa nenhuma descoberta mirabolante, mas uma mescla de:

 
Muita leitura e avaliação de trabalhos dos colegas;
 
Vivencia na prática;
 
Adaptação às necessidades da empresa e auditoria, por onde passei.
 
Enfim, o auditor deverá estar alerta para captar o que lhe interessa nessas recomendações e adaptá-las as reais necessidades.

AS SEIS REGRAS DE OURO

   
> POR QUE?
   
> ONDE?
   
> QUANDO?
   
> PARA QUEM?
   
> O QUE RELATAR?
   
> COMO?
   
PRIMEIRA REGRA (POR QUE?)
 
NORMAS PARA O EXERCÍCIO PROFISSIONAL DA AUDITORIA INTERNA
 
COMUNICAÇÃO DOS RESULTADOS
 
OS AUDITORES INTERNOS DEVEM COMUNICAR OS RESULTADOS DOS TRABALHOS
 
Deve-se redigir um relatório após a conclusão do exame. Os relatórios de ínterim podem ser feitos verbalmente, ou, por escrito e transmitidos formal ou informalmente;
 
O auditor interno deve reunir-se com os representantes de níveis adequados da administração para discutir conclusões e recomendações, com a finalidade de reduzir ao mínimo as possibilidades de mal entendidos;
 
Os relatórios devem ser objetivos, claros, concisos, construtivos e oportunos;
 
Os relatórios devem declarar as finalidades, âmbito e resultados de auditoria e, se necessário, conterão o parecer do auditor;
 
Os relatórios podem conter recomendações para melhorias potenciais e, se necessário, dar ciência de desempenho satisfatório e de providencias corretivas tomadas;
 
Os pontos de vista do setor submetido à exame, com respeito às conclusões do auditor e suas recomendações, podem ser incluídas no relatório de auditoria;
 
O responsável pela auditoria interna deve decidir a quem distribuirá os relatórios.
 

SEGUNDA, TERCEIRA E QUARTA REGRA (ONDE?, QUANDO? e PARA QUEM?)

 
FAC-SÍMILE DA CAPA DO RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA
 
 
QUINTA REGRA (O QUE RELATAR?)
 
INTRODUÇÃO
 
Os relatórios devem declarar a finalidade, âmbito e resultados da auditoria e, se necessário, conterão o parecer do auditor,
 
Quanto á:
 
Se os procedimentos e controles são bons;
 
Se os procedimentos não estão bem definidos e os controles não são bons;
 
Os procedimentos exigem atenção.
 
TÍTULO GENÉRICO
 
PROCEDIMENTOS NÃO OBSERVADOS (P)
 
TÍTULOS SUBORDINADOS
 
A) CONTROLE INTERNO (FRAQUEZAS)
 
B) NORMAS:
 
Naturais;
 
Legais;
 
Administrativas.
 
C) INEFICIÊNCIAS
 
Administrativas e
 
Operacionais.
 
D) TRANSAÇÕES E REGISTROS
 
E) DETALHES EXPLICATIVOS
 
Aqueles que facilitem o entendimento;
 
Demonstrações de cifras;
 
Dados comparativos;
 
Gráficos.
 
RECOMENDAÇÕES (R)
 
Deverá ser útil, prática e destacar as quatro partes, a saber:
 
A recomendação em sí, sempre sublinhada e iniciando com o verbo na forma infinitiva;
 
O "porque" recomendamos;
 
O (s) fato (s) constatado (s);
 
O comentário do auditor responsável.
 
Geralmente, na recomendação ou recomendações expressas nos relatórios de auditoria interna, temos as seguintes alternativas:
 
QUANDO ACEITA
 
Será expressado no comentário, indicando-se a data máxima na qual a recomendação deverá ser implementada.
 
QUANDO NÃO ACEITA
 
Será indicado no relatório, e a pessoa que está em desacordo com a recomendação, deverá indicar por escrito, no prazo de uma semana, as razões de sua objeção.
 
QUANDO REQUER ESTUDO ADICIONAL
 
Na hipótese de que a matéria observada e a recomendação necessitem um estudo adicional por parte da administração, se definirá a data máxima em que tal análise será comunicada por escrito.
 
SEXTA REGRA (COMO RELATAR?)
 
I - NATUREZA TÉCNICA DOS RELATÓRIOS DE AUDITORIA INTERNA
 
De maneira geral, relatório de auditoria estará relacionado com uma, ou mais das três espécies de in formações:
 
A) NATUREZA DO EXAME SOBRE O QUAL SE BASEIA;
 
B) RECOMENDAÇÕES PARA MELHORIA DOS CONTROLES INTERNOS OU PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS;
 
C ) FATOS OU CIFRAS DESCOBERTAS OU VERIFICADAS DURANTE O CURSO DOS EXAMES.
 
Todos eles são de natureza técnica. Seria impossível, explicá-los de forma tão simples, que alguém sem conhecimento dos negócios, quaisquer que seja, pudessem compreendê-los integralmente.
 
Ao redigir o relatório, o auditor deve levar em consideração, na medida de sua capacidade, quaisquer limitações conhecidas na compreensão de seus leitores; ele deve também tratar de forma realista os elementos de que dispões, não devendo jamais, simplificar demasiadamente sua mensagem, a ponto de torná-la de pouco valor real.
 
II - O LEITOR MODELA O RELATÓRIO (DANÇAR AO RITMO DA MÚSICA)
 
Em minha opinião, o fator mais importante a ser considerado é a "audiência", o individuo ou grupo, que irá ler e utilizar as informações que este contém. Conhecendo-se a audiência, damos um passo decisivo na escolha de tamanho, tipo, estilo, nível de compreensão, a ser utilizado no relatório.

Conhecer a audiência, também implica em sabermos como o relatório será utilizado nos diversos escalões administrativos.

O relatório enviado a um funcionário, permitirá que este atualize seus arquivos e, o que enviamos ao seu chefe, poderá ajudar a decidir uma questão importante, enquanto que aquele enviado ao comitê executivo da empresa, poderá ser utilizado somente como fonte de informações generalizadas.

 
III - O RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA COMO FERRAMENTA DE COMUNICAÇÃO
 
Um relatório é a comunicação de informações a uma ou várias pessoas que desejam ou precisam,  ser informadas de maneira mais útil e conveniente.

Geralmente, o relatório é o "Produto Acabado" de todo um trabalho de equipe e quando este não atinge os objetivos a que se propõe, normalmente fracassam, frustrando de maneira acentuada o profissional envolvido e, decepcionado àqueles que confiavam em seu desempenho.

O auditor que faz o relatório, tem uma mensagem a transmitir àqueles que desejarem lê-lo. O relatório deve ser dirigido, da maneira que melhor transmita essa mensagem, levando na devida consideração as dificuldades das informações a serem transmitidas, bem como, o conhecimento e a capacidade dos possíveis leitores.

Enfim, nada adianta desenvolver um excelente trabalho e, fazer um péssimo relatório.

 
IV - CONTEÚDO DO RELATÓRIO DE AUDITORIA
 
O relatório do auditor interno deve distinguir claramente, entre fatos e opiniões;
 
O relatório deve ser objetivo, claro, conciso, construtivo e oportuno;
 
O auditor interno deve reunir-se com os representantes de níveis adequados da administração, para discutir conclusões e recomendações, com a finalidade de reduzir ao mínimo às possibilidades de mal entendidos;
 
O auditor interno deve preparar uma minuta do relatório e apresentá-la aos auditados, para apreciação, antes de emitir o relatório definitivo;
 
Os relatórios se compõe de três partes:
 
a ) um resumo, no qual se indicará somente observações significativas. Esse resumo, se possível, não deverá ter mais do que uma página;
 
b) o corpo, no qual se detalhará as diferentes observações, recomendações e comentários;
 
c) uma listagem de assuntos de menor importância, que tenham sido solucionados durante o transcorrer da auditoria.
 
Na realidade, embora com uma roupagem diferente, o relatório de auditoria, não deverá conter mais informações que estão registradas nos papéis de trabalho, preparados pelos auditores.
 
O relatório de auditoria, deverá ter, preferencialmente, no mínimo, duas assinaturas:
 
- uma do responsável pela tarefa efetuada;
 
- outra pelo gerente do departamento.
 
V - ESTILO
 
O relatório é fácil de ler, ou, é dificil?
 
Os fatores de legibilidade incluem tudo, desde o assunto (simples ou complexo), a organização e paginação na folha digitada, o comprimento dos parágrafos e frases e palavras.
 
No entanto, o fator crítico, são as palavras e a maneira como são utilizadas nas frases e parágrafos.
 
Existem muitas e boas fórmulas de legibilidade; a maioria envolve longo tempo na contagem de palavras e, até mesmo dos sufixos.

Resumidamente, de uma forma simplista, tenho a minha métrica:

 
25% das palavras não devem ter mais de duas sílabas;
 
As frases não devem ser compostas com mais de 25 palavras;
 
Os parágrafos não devem contar com mais de 150 palavras.
 
Outras regrinhas práticas podem ser cultivadas:
 
Manter as frases curtas e simples;
 
Variar o comprimento das frases;
 
Nunca usar um rosário de frases curtas;
 
Diversificar o estilo de suas frases.
 
VI - MODELOS DE RELATÓRIOS
 
Podemos classificar os relatórios em:
 
FORMAIS
 
Relatórios sintéticos de auditoria;
 
Relatórios analíticos de auditoria;
 
Relatórios especiais de auditoria.
 
INFORMAIS
 
Escritos;
 
Verbais.
 
VII - A FORMA DO RELATÓRIO
 
ESQUELETO
1.      
  A.    
    1.  
      A
 
Provavelmente, esta forma é a mais utilizada em relatórios expositivos. Eu particularmente a recomendo pela sua flexibilidade e facilidade de compreensão. Vejamos uma amostra bem simples:
 
> PROCEDIMENTOS NÃO OBSERVADOS (P) <
 
1. DISPONIBILIDADES
 
A. CONTROLE INTERNO
 
1. CAIXA
 
a ) ...
 
b) ...
 
2. BANCOS
 
a) ...
 
b) ...
 
DECIMAL
 
    1.  
    1.1  
    1.1.2  
    1.1.2.1  
    1.1.2.1.1  
    1.1.2.1.2  
    1.1.2.1.3  
       
A vantagem da forma decimal é que poderá ser utilizada com, ou, sem recuo ou avanço de margem.

Por essa razão é, freqüentemente, utilizada nos manuais do Governo, sendo de muita utilidade, quando o texto desce até o décimo nível de subordinação.

 
AVANÇO DA MARGEM
 
Nesta forma não se usa número ou letras, simplesmente inicia-se a margem um pouco mais adiante, quando você deseja descer o nível de subordinação.

Esta forma até que é, razoavelmente boa; entretanto, tem duas desvantagens fundamentais que são:

 
1 ) As diferenças de subordinação não são expostas com igual clareza e evidencia, como quando se usa, o sistema de letras e números;
 
2 ) Ao contrário de outras formas, esta, impossibilita ao leitor, uma localização referencial mais eficiente.
 
RELATAR COM BASE NA MATÉRIA BRUTA QUE TEMOS EM MÃOS
 
Esta é uma das maneiras de relatarmos, porém, não é a mais indicada, ou, profissional.

Se estivermos tratando, de um relatório que exija muitas páginas, por mais elaborado que tenha sido o texto, provavelmente, confundiremos os leitores.

 
VIII - ORDEM DO RELATÓRIO
 
A ordem do relatório é de importância fundamental. Geralmente, dependera do assunto tratado, ou, do objetivo em mira, ou, do efeito que se deseja produzir no leitor. É bom refletir detidamente, para determinar qual a melhor escolha. A seguir, algumas alternativas geralmente utilizadas.
 
DO CONHECIDO AO DESCONHECIDO
 
Facilitar a tarefa do leitor, pois, este começa lendo o que lhe é mais familiar.

Depois de obter a sua confiança, leva-se-o , insensivelmente, aos pontos mais complexos, de modo que, quando terminar a leitura, estará preparado para aceitar, as recomendações sugeridas e, as conclusões a que se chegou.

 
ORDEM CRONOLÓGICA
 
Quando, se vai apresentar uma série de assuntos, a ordem cronológica é a mais natural. Emprega-se para descrever um procedimento ou a seqüência do trabalho.
 
ORDEM DEDUTIVA
 
Chama-se assim, a regra seguida em relatórios, cujas partes se iniciam com uma asseveração geral, seguida de detalhes e exemplos ilustrativos.
 
ORDEM INDUTIVA
 
Esta é a regra seguida nos relatórios, em que, cada parte se inicia com uma descrição dos pontos principais, assinalando a seguir, os efeitos de tais pontos.

Esta maneira de apresentar um relatório, pode ser aplicada quando se trata, de um sistema de traçado bem estabelecido e, aparentemente adequado, cujas deficiências, devem ser tratadas.

 
IX - PLANEJAMENTO E EMPREGO DAS PALAVRAS
 
NÃO ESCREVA QUANDO É MAIS FÁCIL ESCREVER
   
Devido ao fato de que Por causa
Com referencia ao Referente
Anterior a Antes de
No futuro próximo (Escreva a frase no tempo futuro)
Estar em posição para Poder (verbo)
Durante o transcorrer do Durante
No estado de São Paulo Em São Paulo
Na cidade de Porto Alegre Em Porto Alegre
Durante o ano de 2011 Em 2011
 
X - EMPREGO DE PALAVRAS DE LIGAÇÃO
 
A passagem natural de uma frase para outra, de um parágrafo ao seguinte, pode ser obtida e elaborada com o uso habilidoso de palavras, ou, frases que liguem as idéias, de maneira que, a transição de um pensamento para outro, se faça com suavidade.
 
Algumas mais usadas são:
 
Portanto, porém, todavia, conseqüentemente, assim sendo, ademais, igualmente, por outro lado, com este fim, desta maneira, com este propósito, apesar de, em vista de, de acordo com, etc..
 
XI - SEGUIMENTO DOS ACHADOS
 
O Auditor Interno deve acompanhar o trabalho, para se certificar de que foram tomadas as providencias necessárias, a respeito do que foi descoberto durante a auditoria, ou, então, de que a administração assumiu o risco, de não tomar providencias a respeito das descobertas feitas pelos auditores.
 

Na seqüência padronizada, em 30/12/2011, darei continuidade ao curso. Exercícios práticos de Auditoria na AOF


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