PDJ - AUDITORIA APRESENTA

 

   

 

(AOF) AUDITORIA OPERACIONAL FLUXOGRAFADA - CURSO COMPLETO - (04/11/2011)

 

FUNDAMENTOS

 
Basicamente, a Auditoria Operacional Fluxografada (AOF), fundamenta-se em duas teorias:
 
teoria do resultado final;
teoria do método.
 
A teoria do resultado final não se preocupa com os meios e, sem com os resultados obtidos da operação dos componentes do sistema. Nessa teoria, aplicando-se principios de amostragem ou em casos especiais na totalidade dos eventos, uma revisão de auditoria não refletiria falhas advindas de processo.
 
Nas teoria do método, entretanto, a ênfase maior é nos meios e não nos fins. Nesse caso, o sistema é analisado intensivamente, dissecando-se todos os passos operacionais e pontos de controle interno, no intuito de que, atravessando o sistema e não circundando-o como no primeiro método, possamos avaliar se a resultante é fidedigna. Todavia, na prática, cada um dos métodos, contém algo do outro, senão, vejamos:
 
A) Na teoria do resultado final os testes detalhados devem incluir a revisão preliminar do controle interno, para justificar o exame de menos de 100% dos registros no período;
 
B) Na teoria do método, ainda que se concentre na análise intensiva do sistema, deve-se incluir alguns exames de documentos para determinar o funcionamento do sistema a ser avaliado.

Em síntese, a diferença fundamental está na ênfase de aplicação dos métodos, pois todos os trabalhos de auditoria exigem avaliação do controle interno e análise dos registros contábeis ou para-contábeis; e a eficiência da revisão depende da dosagem entre ambas. Apesar das duas teorias serem válidas, a do método, pelas possibilidades oferecidas, constitui-se em ferramenta mais poderosa para a auditoria interna.

Dentre as inúmeras vantagens da teoria do método, enumero àquelas que julgo serem as mais relevantes:

 
melhor conhecimento dos subsistemas da empresa e, conseqüentemente, daquele que denomino sistema maior ou mestre, ou seja, o sistema contábil;
 
perfeita avaliação do controle interno, através de uma ampla visão dos sistemas e das suas inter-relações lógicas;
 
ampliar a eficiência dos roteiros de auditoria, evitando as longas e cansativas listas de perguntas, algumas vezes inapropriadas;
 
recomendações mais objetivas e valiosas para os diversos níveis da empresa, tanto sobre o controle interno quanto à eficiência dos sistemas;
 
maior iniciativa por parte da equipe de auditoria em seu trabalho;
 
maior racionalização na distribuição do tempo de auditoria sobre as áreas que requerem maior atenção;
 
maior integração dos novos auditores com a sistemática da empresa e, conseqüentemente, menos dispêndio para a organização;
 
maior interesse da direção para a auditoria interna, devido ao melhor aproveitamento do tempo dispendido em revisões relevantes.
 
Nas paginas subseqüentes demonstrarei, por analogia, características de ambos os métodos.
 

OBJETIVOS DA (AOF)

 
A "AOF" é uma técnica especial e padronizada à disposição do auditor.
 
O trabalho passa a ter uma conotação mais profissional, com maior planejamento, dando ao usuário mais segurança e flexibilidade.

Basicamente, a "AOF" vislumbra dois objetivos fundamentais que são:

 
1) Objetivo Principal (necessário ou obrigatório)
 
e
 
2) Objetivo Secundário (optativo)
 
OBJETIVO PRINCIPAL
 
Assegurar a fidedignidade e integridade da informação;
 
Assegurar a observância de políticas, planos, procedimentos, leis e regulamentos;
 
Assegurar a proteção do ativo;
 
Assegurar o uso eficiente e econômico dos recursos;
 
Assegurar a consecução dos objetivos e metas estabelecidas para operações ou programas;
 
Assegurar a precisão e a fidedignidade dos registros contábeis;
 
Etc., etc..
 
OBJETIVO SECUNDÁRIO
 
Proporcionar ao auditor interno conhecimentos suficientes dos assuntos da empresa para que possa oferecer à Direção, sugestões oportunas, objetivando fortalecer o controle interno, aumentar a eficiência do sistema contábil e melhorar o planejamento tributário e financeiro.
 
VANTAGENS DA "AOF"
 
Em virtude de sua concentração na análise operacional, praticamente dissecando os sistemas, a "AOF" oferece inúmeras vantagens, das quais, na minha opinião, as seguintes são relevantes:
 
Sugestões sobre sistemas;
 
Racionalização do esforço gasto na auditoria;
 
Economia com troca e treinamento de auditores;
 
Aproveitamento dos fluxogramas por diversos segmentos chaves nas empresas.
 
SUGESTÕES SOBRE SISTEMAS
 
A aplicação desses novos processos permitirá fazer recomendações mais valiosas e realistas, para melhorar o controle interno e a eficiência dos sistemas.

O Controle Interno deve ter sempre importância capital para à empresa, a fim de salvaguardar o seu patrimônio e também para que se possa planejar uma auditoria apropriada.

Um dos propósitos fundamentais da auditoria analítica é, portanto, avaliar de modo completo e com rapidez o controle interno. Também, as considerações sobre a eficiência não menos importantes.

Sugestões viáveis sobre como racionalizar os sistemas ou eliminar despesas desnecessárias, trarão certamente vantagens para às empresas.

Um trabalho inteligente, uma política salutar com outros setores, principalmente com a Auditoria Externa e Organização e Métodos, serão fundamentais para a solidificação da metodologia aplicada.

 
RACIONALIZAÇÃO DO ESFORÇO GASTO NA AUDITORIA
 
No registro dos dados que indicarão de as demonstrações contábeis refletem adequadamente a posição financeira da empresa é obviamente impossível verificar todos os lançamentos contábeis.

Essa tarefa representaria a duplicação do trabalho de todo setor de contabilidade no período sob exame e o seu custo seria proibitivo.

É necessário, portanto, fazer uma seleção racional dos testes que devam ser realizados e utilizar o tempo de trabalho no sentido do melhor proveito. A "AOF" permite a distribuição racional das horas de auditoria, através da análise dos sistemas, por todas as áreas da contabilidade que requeiram atenção.

A maior concentração no conhecimento das atividades da empresa e na análise do sistema proporcionará uma auditoria muito mais inteligente.

O) auditor fará uma avaliação muito mais ampla dos sistema de controle em vigor e será encorajado a usar mais iniciativa e imaginação. O volume de trabalho pormenorizado será reduzido.

A redução de pormenores não criará quaisquer riscos adicionais, pois o completo conhecimento, acrescido de um programa de testes bem escolhidos e concisos, proporcionará maior confiança do que um conhecimento imperfeito, acrescido de um número indiscriminado de testes.

 
ECONOMIA NA TROCA OU TREINAMENTO DE AUDITORES
 
Um dos problemas comuns nos setores de auditoria é a substituição de auditores, por transferências internas ou simplesmente mudança de empresa.

Os novos profissionais necessitam inteirarem-se dos procedimentos da organização e não rara às vezes, nessa fase, cometem verdadeiros desatinos. Todavia, com a "AOF", suas pastas permanentes padronizadas, contendo Papeis de Trabalho expositivos, esses inconvenientes , normalmente,  são bastante diluídos.

 
APROVEITAMENTO DOS FLUXOGRAMAS POR DIVERSOS SEGMENTOS
 
Quando se executa uma "AOF" na empresa, um conjunto de fluxogramas padronizados são mantidos e constantemente atualizados, fazendo parte dos papeis de trabalho.

Esses gráficos poderão ser úteis aos setores de Organização e Métodos (quando existirem), Auditoria Externa e até aos funcionários que dão suporte ao departamento de auditoria, como por exemplo, as secretarias, que por sinal, ajudam e muito na rotina diária.

 

A UTILIDADE DOS FLUXOGRAMAS

 
Quando o enfoque de uma Auditoria Interna se centraliza nos sistemas, necessariamente, temos que adotar um método para registrar as informações, de uma maneira precisa e compreensível.

O método tradicional descritivo ou narrativo é ineficiente para esses objetivos. Quando necessitamos registrar detalhes e, isso é comum, a descrição atinge proporções relativamente grandes. Com certeza absoluta, assimilar sistemas um pouco mais complexos, integrando mentalmente os pontos de inter-relações e registrar as mutações periódicas fica muito difícil. Adiciona-se as complicações naturais, a forma personalistica de descrever ou relatar procedimentos, a caligrafia, que no conjunto desabonam os métodos ortodoxos de auditar.

Em oposição, um método próprio e padronizado de fluxogramas é a solução ideal para diluição desses inconvenientes apontados.

O fluxograma reduz ao mínimo as explicações narrativas necessárias e, desse modo, alcança uma síntese de apresentação quase que impossível de se conseguir com outra forma de trabalho. A coleta seletiva e fundamental dos registros existentes, mais os testes elementares aplicados, fornecem maior segurança para todos.

Os fluxogramas refletirão com natural clareza eventuais fraquezas sistêmicas e aonde poderão ser introduzidas melhorias. Não muito raro, o trabalho minucioso e mais dirigido para falhas do controle interno, possibilitam ao profissional, mesmo sem terminar a revisão em curso, recomendar ou sugerir procedimentos.

Dentre os diversos tipos de diagramação que existem para diversos propósitos, foi adotado na "AOF" o modo horizontal. Essa forma tem a vantagem de facilitar a visualização das relações entre as diferentes partes do sistema integrado.

 

 SIMBOLOGIA ADOTADA

Com um gabarito (original do livro de Skinner/Anderson) de plástico com aproximadamente 13 cm de comprimento, por 8 cm de largura, possibilitamos ao auditor, preparar qualquer fluxograma padronizado pela "AOF".

Como podemos ver, dez são os símbolos básicos utilizados na "Auditoria Analítica", também aproveitados para a "Auditoria Operacional Fluxografada".

Através deles, podemos derivar outros que na sua essência, são perfeitamente suficientes para o pleno desenvolvimento da "AOF". Sempre que as circunstancias o exigir, qualquer modificação efetuada ou mesmo acrescentada como novo símbolo, deve-se deixar isso evidenciado nos papeis de trabalho.

DEMONSTRAÇÃO DA UTILIZAÇÃO DOS SÍMBOLOS (PRINCIPAIS)

     

FORMA ELEMENTAR DE REPRESENTAÇÃO DE UM DOCUMENTO (RETÂNGULO)

               DOCUMENTO E RESPECTIVAS VIAS
SINAL QUE INDICA QUE O DOCUMENTO FOI PREPARADO NO LOCAL

PEQUENO QUADRADO COLOCADO NO DOCUMENTO, INDICANDO QUE O MESMO É ASSINADO POR UM OU MAIS RESPONSÁVEIS (RUBRICA)

FORMA CLÁSSICA DE ABREVIAR O NOME DO DOCUMENTO (LEGENDA).  EXEMPLO: NOTA FISCAL (NF)

FORMA CLÁSSICA DE NUMERAR AS VIAS DOS DOCUMENTOS

SIMBOLO QUE REPRESENTA A CÓPIA DE UM DOCUMENTO (XEROX)

FLUXO FÍSICO DOS DOCUMENTOS

TRANSFERÊNCIA DE INFORMAÇÕES

POSSIBILIDADES ALTERNATIVAS

SINAL REPRESENTANDO O FINAL DE UM MOVIMENTO FÍSICO DOS DOCUMENTOS (ABANDONO DO SISTEMA FLUXOGRAFADO)

SÍMBOLO TRIANGULAR REPRESENTANDO OS ARQUIVOS PERMANENTES DOS DOCUMENTOS (ORDEM ALFABÉTICA, NUMÉRICA OU POR DATA)
SINAL DE REPRESENTAÇÃO QUE UM ARQUIVO NUMÉRICO PERMANENTE FOI REVISADO, CONSIDERADO IRRELEVANTE E NÃO REVISADO, RESPECTIVAMENTE.

ARQUIVO TEMPORÁRIO DE DOCUMENTOS (ORDEM ALFABÉTICA, NUMÉRICA OU POR DATA)

SINAL DE REPRESENTAÇÃO QUE UM ARQUIVO NUMÉRICO TEMPORÁRIO FOI REVISADO, CONSIDERADO IRRELEVANTE E NÃO REVISADO, RESPECTIVAMENTE.

SÍMBOLO REPRESENTATIVO DE JUNÇÃO DE DOCUMENTOS

SÍMBOLO QUE REPRESENTA A DESTRUIÇÃO FÍSICA DO DOCUMENTO

SÍMBOLO QUE REPRESENTA LIVROS OBRIGATÓRIOS, PELA LEGISLAÇÃO

SÍMBOLO QUE REPRESENTA LIVROS OU FICHAS NÃO OBRIGATÓRIAS PELA LEGISLAÇÃO MAS IMPORTANTES AO SISTEMA

FONTE DE LANÇAMENTOS

INDICAÇÃO DE NOTA EXPLICATIVA

SETA QUE INDICA PONTO DE PARTIDA OU SEGMENTOS IMPORTANTES DO SISTEMA

A TRILHA MAIS IMPORTANTE OU LÓGICA NO SISTEMA: DEVERÁ SER APONTADA ATRAVÉS DAS SETAS NUMERADAS

SÍMBOLO QUE REPRESENTA AS ENTRADAS (INPUT) DO SISTEMA COMPUTADORIZADO COMO CARTÕES OU FITAS PERFURADAS, DISKETS, ETC

SÍMBOLO QUE REPRESENTA AS SAÍDAS (OUTPUT) DO SISTEMA COMPUTADORIZADO COMO LISTAGENS, VÍDEO, ETC.

SÍMBOLO QUE INDICA OPERAÇÕES

OUTROS SÍMBOLOS DIRIGIDOS A PARTE OPERACIONAL (VIDE A SEGUIR)

MATÉRIA PRIMA MATÉRIA SEMIMANUFATURADA PRODUTO MANUFATURADO MATERIAIS DE MANUTENÇÃO FERRAMENTAS MÁQUINAS BALANÇA
 
Na seqüência do curso, em 11/11/2011, os papeis de trabalho padronizados para a AOF serão explicados com detalhes.

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