PDJ - AUDITORIA APRESENTA

 

   

 

(AOF) AUDITORIA OPERACIONAL FLUXOGRAFADA - CURSO COMPLETO - PAPEIS DE TRABALHO (11/11/2011)

 

(PT) PAPEIS DE TRABALHO

 
Se há um capítulo que merece toda a atenção e carinho por parte dos auditores (internos e externos) é este, dos Papeis de Trabalho (PT); sem medo de errar pelo excesso, eu afirmo categoricamente que é o Cartão de Visita do profissional.

Muitos trabalhos, sob o ponto de vista da auditoria propriamente dita, mesmo bem estruturados, perdem um percentual expressivo de seu valor,  por não estarem bem registrados nos papeis de trabalho. Os profissionais em auditoria tem que estar conscientes que muitas pessoas poderão ter acesso aos "Achados de Auditoria", que ficam registrados por muito tempo nos seus apontamentos e, geralmente, o auditor responsável, ao preparar ou mesmo ler a minuta do relatório, terá nesses papeis os meios para fundamentar o Relatório Final de Auditoria.

Como já disse, hoje mais do que nunca, a Auditoria Externa, quando trabalha em consonância com a Auditoria Interna, também revisa esses papeis.

 
Quando dei os primeiros passos na auditoria, embora sabendo da importância dos papeis de trabalho, confesso que não havia, principalmente no que diz respeito á padronização, tanto na qualidade do papel, na própria diagramação, nas referencias entre as folhas utilizadas, nos apontamentos, etc.. Saiamos á campo, quando equipe, cada um para o seu lado, muitas vezes só falando do trabalho praticamente no final da revisão efetuada.
 
Guardando-se as devidas proporções, uma bagunça generalizada! O primeiro lampejo ,do que seria um trabalho bem organizado, na confecção dos papeis de trabalho, veio de um colega que recem chegado dos Estados Unidos, tinha trabalhado em uma empresa de auditoria externa daquele pais.

As fitas de máquina (hoje em desuso), eram dobradas em forma de sanfonas e cuidadosamente coladas nas folhas de trabalho; havia uma marcação referencial nos totais com as folhas índices e folhas seqüenciais que "amarravam " com respectivos totais e sub-totais contábeis.

Tempos depois, considerando um excesso de evidencia, eu mesmo que cheguei a utilizar o processo o abandonei; outros meios mais racionais de deixar registrado etapas de trabalho de auditoria, foram utilizados.

Além do mais, dependendo da intensidade dos trabalhos e as áreas examinadas, essas fitas avolumavam demais as pastas das revisões efetuadas.

Com o passar do tempo, modos alternativos iam sendo aplicados, sempre na busca de uma efetiva racionalização dos chamados trabalhos de campo das revisões de auditoria efetuadas.

Finalmente, "Uma luz no final do túnel". Foi nos intermédios dos anos 1968 e 1970

 
Cursos e muita literatura brasileira, inclusive de alta qualidade, versavam sobre a auditoria, principalmente a interna que era o meu foco; falava-se, logicamente, dos Papeis de Trabalho e da sua importância, porém, nada efetivamente prático; a minha biblioteca particular apinhava-se de obras, nacionais e estrangeiras.
 
UMA QUINADA DE 180 GRAUS
 
Ao adquirir a obra de Arthur W. Holmes, dois volumes impressos no México (UTEHA),  na época uma pequena fortuna, a mudança foi exponencial.
 
Primeiro Volume - AUDITORIA - PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTO - 952 paginas aproximadamente;
 
Segundo Volume - AUDITORIA - SOLUCIONES DE LOS PROBLEMAS E AUDITORIA PRACTICA - 474 paginas aproximadamente.
 
(O manuseio e o tempo prejudicaram as imagens)
 
Das 474 paginas do segundo volume de Holmes, 125 são de folhas de trabalho (manuscritas) como as duas imagens acima.
 
Particularmente, já como Auditor Sênior, chefiando equipe consegui dar uma aprimorada nos papeis de trabalho; naquela altura, já podia dizer que havia padronização:
 
As anotações eram feitas imediatamente abaixo do fecho da análise (se a mesma fosse feita em várias folhas, as anotações eram feitas na última);
 
As anotações com uma letra do alfabeto, maiúscula, em vermelho, inserida em um circulo também em vermelho, antecediam as cifras referenciais;
 
As letras utilizadas seguiam a ordem alfabética.
 
Referencias Cruzadas
 
O cruzamento de referencias nos papeis de trabalho foram normatizadas, tais como:
 
As referencias devem ser cruzadas da (saindo) análise mais detalhada para (entrando) a mais resumida e da mais resumida para o balanço;
 
As referencias devem ser cruzadas sempre em vermelho;
 
As saídas de referencias se fazem cercando o número de ordem (antecedido da letra referente à Pasta Permanente) da análise referenciada, ao lado direito ou sob o valor cruzado
 
Exemplos:
 
As entradas de referencias se fazem marcando o número de ordem (antecedido da letra referente à Pasta Permanente) da análise referenciada, ao lado esquerdo ou sobre o valor cruzado.
 
 

Com a evolução para a Auditoria Analítica, depois a consolidação para a Auditoria Operacional Fluxografada, os Papeis de Trabalho passaram ainda mais, a ter um valor fundamental no processo importante dos registros das revisões de auditoria efetuadas; sistemas operacionais disponibilizados em forma de fluxogramas, atos e fatos contábeis considerados, achados de auditoria evidenciados, recomendações e sugestões foram melhor "digeridas" por todos.

 

Em síntese, as ferramentas dos auditores na aplicação da Auditoria Operacional Fluxografada resumem-se em: Cronograma e programas de trabalho, o gabarito e os modelos dos papeis de trabalho que estão evidenciados a seguir:

 

 

SETE COLUNAS

14 COLUNAS

 
 
PAPEL DE TRABALHO PARA FLUXOGRAMAS
 
 
PASTAS DE CARTOLINA QUE SERVEM PARA ARMAZENAR OS PAPEIS DE TRABALHO
 
Após a divulgação dos conceitos preliminares, tenho a absoluta certeza que os amigos já estão aptos a cruzarem o umbral que divide a categoria de neófito da do iniciado em Auditoria Operacional Fluxografada.
 
Todavia, antes de seguirem em frente, uma observação importante. Com o advento da informática, com a utilização dos microcomputadores e programas específicos, como por exemplo os Processadores de Textos e as Planilhas, muitos procedimentos poderão ser efetuados de forma alternativa e registrados, como por exemplo, em mídias especificas e com alta capacidade de armazenagem.
 
O nosso leitor, inteligente e perspicaz que é, saberá no momento apropriado e com os recursos técnicos que dispõe, flexionar a sistemática da melhor maneira possível. Todavia, sempre ter em mente que a sua revisão envolve pessoas, procedimentos muitas vezes convencionais, estruturas organizacionais de pequeno e médio porte.
 

PASTAS PERMANENTES E TEMPORÁRIAS

 

Definição

 

Todos os trabalhos da Auditoria Analítica, sem distinção, são arquivados em pastas denominadas "Permanentes" e "Temporárias".

São arquivados nas chamadas Pastas Permanentes todas as informações ou trabalhos desenvolvidos pelo auditor que necessitem constantemente ser consultados, tanto no exercício vigente como nos subseqüentes.

Informações gerais da empresa ( Pasta A)

Fluxogramas, análises, recomendações (B, C, D, E, F, G, H, I, J) ou seja, toda a auditoria de sistemas por definição é encarada com Permanente e conseqüentemente são mantidas nos registros específicos.

Por outro lado, os trabalhos de auditoria de acompanhamento deverão ser arquivados nas chamadas Pastas Temporárias. Como podemos perceber, mesmo que teoricamente a estrutura desses serviços sejam semelhantes, as revisões são cíclicas e devem observar o principio da anualidade. (Exercício Fiscal)

 
Observação: mesmo que essas pastas fiquem por dois ou mais períodos no Departamento, não perdem a característica intrínseca de temporárias.

Nessa altura do campeonato, o leitor mais questionador, que transita pela auditoria, deverá estar pensando; ora, eu não aplico a Auditoria Analítica e arquivo os meus papeis mais ou menos dentro desses princípios. É verdade, não diria que quem assim pensar esteja muito longe desse questionamento. A segmentação estruturada, os fluxogramas com seus pontos fracos e fortes em evidencia, a versatilidade e simplicidade da simbologia e a padronização que proporciona, formam um conjunto homogêneo e consistente da estrutura organizacional da empresa revisada.

No quesito Auditoria Interna que também estou desenvolvendo, falarei mais das pastas permanentes e temporárias (clicar na mão)

Após essa digressão, a partir deste momento entramos definitivamente no mundo fascinante da (AOF) Auditoria Operacional Fluxogradada.

 

EXEMPLO DE UM FLUXOGRAMA

 
Como um "aperitivo" apresento um fluxograma (parcial) efetuado em uma pequena industria de confecção; na verdade, esse trabalho tem um significado muito importante e sentimental para mim. Foi o primeiro contrato na categoria de Auditor Autônomo que praticamente me abriu as portas para essa etapa da minha vida profissional. Seguiram-se a esse, mais quatro contratos de trabalho.
 
 
 
 
(*2 ) Matéria Prima

 

 

Embora não fluxografado, o setor de almoxarifado foi revisado e efetuado um inventario parcial. O controle físico é efetuado em fichas de cartolina do tipo KARDEX. Pequenas divergências foram constatadas. No relatório final recomendamos aplicarem a técnica do Inventario Rotativo. Conforme aparece no fluxo em Outros, comparamos o arquivo 5 com o inventário efetuado.
(*) Sistema Integrado para Industria de Confecção (Estava sendo implantado)
 
COMO PREPARAR OS FLUXOGRAMAS
 
PLANEJAMENTO
 
O planejamento é primordial em todo trabalho; na "AOF" é vital.

Antes de iniciarmos uma auditoria utilizando essa técnica, convém precavermo-nos com padrões de operação os quais irão sedimentando, a medida que os praticarmos.

Dito isso, recomendo ao auditor que mantenha em seus programas de trabalho, o seguinte roteiro:

 
A) NA EMPRESA TIPICAMENTE INFORMAL
 
Procure relacionar as principais operações da empresa;
 
Verifique nos arquivos da auditoria trabalhos correlatos, obtendo subsídios;
 
Procure segmentar as operações conforme a "AOF" exige. Darei maiores esclarecimentos nas páginas seguintes;
 
Conforme disponibilidade de tempo, monte um roteiro dando prioridade aos segmentos clássicos, tais como: finanças e contabilidade. O sucesso da "AOF" é, diretamente proporcional a capacidade do auditor em saber gradualizar às metas;
 
Apresente aos superiores os planos de cobertura operacional, obte4ndo total e irrestrito apoio. Sem esse aval, dificilmente atingiremos os objetivos fundamentais.
 
B) NA EMPRESA COM PADRÕES OPERACIONAIS FORMALIZADOS
 

Relacione as principais operações da empresa; compare-as com os manuais de procedimentos e evidencie as eventuais exceções;

 

Obtenha, na auditoria, subsídios em trabalhos correlatos já efetuados;

 

Faça uma versão dos procedimentos contidos no manual para a "AOF", utilizando a segmentação padronizada;

 

Monte um roteiro gradualizado e obtenha o aval dos superiores imediatos.

 

C ) EMPRESAS SEMI-INFORMAIS E SEMI-FORMAIS

 

Muito provavelmente, estaremos envolvidos com empresas mistas, onde a versatilidade e o bom senso do auditor estará mais uma vez em jogo. A auditoria convencional, encontra enorme dificuldade em empresas com tais características. Por outro lado, a "AOF", pela sua padronização, flui de modo mais ameno, possibilitando ao auditor muito mais segurança.

 
Na seqüência padronizada, em 18/11/2011, como fluxografar bem dará continuidade ao curso..
 

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